Faturação eletrónica e SAF-T: o que precisa de saber

Poucas áreas fiscais têm mudado tanto nos últimos anos como a faturação. Entre software certificado, ATCUD, código QR, comunicação de faturas, ficheiro SAF-T e fatura eletrónica, é natural que freelancers e pequenas empresas se sintam perdidos — até porque vários prazos têm sido sucessivamente adiados.

Neste artigo organizamos o tema por camadas, para perceber o que já é obrigatório, o que está a caminho e o que cada um deve fazer para estar em conformidade.

Software de faturação certificado

A base de tudo é a forma como as faturas são emitidas. Em Portugal, a generalidade dos sujeitos passivos está obrigada a emitir faturas através de meios certificados, sendo as opções principais:

• Programas de faturação certificados pela Autoridade Tributária;
• Portal das Finanças, através da emissão de faturas ou faturas-recibo (a solução habitual dos recibos verdes);
• Outros meios previstos na lei para situações específicas.

Para quem trabalha a recibos verdes e emite tudo no Portal das Finanças, boa parte das obrigações abaixo é cumprida automaticamente — é uma das grandes vantagens dessa via.

ATCUD e código QR

Todas as faturas emitidas por programas certificados devem incluir dois elementos:

• ATCUD — o código único de documento, que resulta da comunicação prévia das séries de faturação à Autoridade Tributária;
• Código QR — um código bidimensional que condensa os elementos essenciais da fatura e facilita, por exemplo, o registo de despesas pelos consumidores.

Quem usa software certificado atualizado tem estes elementos gerados automaticamente. O ponto crítico é a comunicação das séries documentais antes da sua utilização — um passo que não pode ser esquecido ao mudar de software ou abrir novas séries.

Dica fiscal: antes de começar a faturar num novo programa ou numa nova série, confirme que a série foi comunicada à AT e que o ATCUD aparece nos documentos. Faturar em séries não comunicadas é uma irregularidade.

Comunicação das faturas à AT

Os elementos das faturas emitidas têm de ser comunicados à Autoridade Tributária, o que pode acontecer por três vias:

• Automaticamente, quando as faturas são emitidas no Portal das Finanças;
• Por webservice, em tempo real ou diário, a partir do software de faturação;
• Por envio do ficheiro SAF-T (PT) de faturação, dentro do prazo legal mensal.

O prazo de comunicação foi sendo encurtado ao longo dos anos — atualmente é nos primeiros dias do mês seguinte ao da emissão; confirme o prazo em vigor. O incumprimento impede, entre outras coisas, que as despesas apareçam no e-Fatura dos clientes.

SAF-T de contabilidade e IES

Além do SAF-T de faturação, existe o SAF-T de contabilidade, que respeita às empresas (e outros sujeitos com contabilidade organizada). Este ficheiro passará a ser submetido à AT para efeitos de pré-preenchimento da IES — uma mudança estrutural cujo calendário de entrada em vigor foi adiado várias vezes.

Se tem contabilidade organizada, o essencial é garantir que o seu contabilista trabalha com software preparado para gerar o ficheiro no formato exigido. Na prática, é uma obrigação cujo cumprimento recai sobre a contabilidade — mas cujo impacto (qualidade e organização dos registos) começa nos documentos que entrega ao longo do ano.

Dica fiscal: os calendários da fatura eletrónica e do SAF-T de contabilidade têm sido revistos quase todos os anos. Não tome decisões com base em prazos antigos — confirme o calendário em vigor ou pergunte ao seu contabilista.

Fatura eletrónica: para onde caminhamos

A fatura eletrónica propriamente dita — documentos emitidos, transmitidos e recebidos em formato eletrónico estruturado — é já uma realidade na contratação pública (B2G), onde os fornecedores do Estado estão obrigados a emiti-la, com regras que foram entrando em vigor de forma faseada consoante a dimensão da empresa.

No setor privado, a tendência europeia e nacional é clara: caminhamos para a generalização da fatura eletrónica e para exigências acrescidas quanto à autenticidade e integridade dos documentos (incluindo o papel das assinaturas eletrónicas qualificadas nos PDF). Para pequenas empresas, o mais sensato é adotar desde já software de faturação moderno, que vá acompanhando estas exigências sem sobressaltos.

Conclusão

A faturação em Portugal é hoje um ecossistema digital: software certificado, séries comunicadas, ATCUD e código QR nos documentos, comunicação atempada à AT e, no horizonte, a generalização da fatura eletrónica e do SAF-T de contabilidade.

Para quem emite recibos verdes no Portal das Finanças, o essencial está automatizado. Para quem fatura por software próprio ou gere uma pequena empresa, vale a pena fazer um check-up: o software está certificado e atualizado? As séries estão comunicadas? As faturas são comunicadas dentro do prazo? Um acompanhamento profissional ajuda a garantir que nenhuma destas peças falha.