Os erros mais comuns na entrega do IRS de trabalhadores independentes

Todos os anos, entre abril e junho, repete-se o mesmo cenário: trabalhadores independentes a preencher a declaração de IRS à pressa, com dúvidas acumuladas e dados por confirmar. O resultado são erros que, nuns casos, significam pagar mais imposto do que o devido e, noutros, originam divergências, notificações e coimas.

Reunimos neste artigo os erros que mais vezes encontramos nas declarações de quem trabalha por conta própria — e a forma de os evitar.

Preencher mal (ou esquecer) o anexo B

Os rendimentos da categoria B declaram-se, no regime simplificado, no anexo B — e é aqui que se concentram muitos erros:

• Indicar os rendimentos no campo errado (a distinção entre vendas, prestações de serviços e outros rendimentos afeta os coeficientes aplicados);
• Esquecer rendimentos de algum cliente, sobretudo estrangeiro, que não aparece pré-preenchido;
• Não assinalar corretamente opções relevantes, como a tributação pelas regras da categoria A quando aplicável, ou os campos do IRS Jovem;
• Confundir o anexo B (regime simplificado) com o anexo C (contabilidade organizada).

Dica fiscal: antes de submeter, compare os rendimentos declarados com o total de faturas-recibo emitidas no ano. Divergências entre o que declara e o que a AT conhece são a forma mais rápida de ser notificado.

Ignorar as despesas e o e-Fatura durante o ano

No regime simplificado, parte da dedução ao rendimento pode depender de despesas efetivamente registadas e afetas à atividade. Quem passa o ano sem pedir faturas com NIF, sem classificar as despesas da atividade no e-Fatura ou sem validar as faturas pendentes chega ao IRS com menos deduções do que poderia ter.

O erro não se corrige no momento da entrega: os prazos de classificação e reclamação das despesas ocorrem antes do período de entrega da declaração.

Esquecer as retenções na fonte e os pagamentos por conta

O imposto que já foi adiantado ao longo do ano tem de estar corretamente refletido na declaração:

• As retenções na fonte efetuadas pelos clientes (empresas) devem constar do anexo B — em regra aparecem pré-preenchidas, mas devem ser conferidas com os recibos emitidos;
• Os pagamentos por conta efetuados em julho, setembro e dezembro devem igualmente ser considerados.

Esquecer estes valores significa, muito simplesmente, pagar imposto duas vezes — ou receber menos reembolso do que o devido.

Descurar a coerência com a Segurança Social

A declaração trimestral da Segurança Social e a declaração de IRS são obrigações distintas, mas os dados devem contar a mesma história. Divergências significativas entre os rendimentos declarados num lado e no outro são detetadas nos cruzamentos automáticos entre as duas entidades.

Além disso, há quem se esqueça do anexo SS, que acompanha a declaração de IRS dos independentes e serve, nomeadamente, para identificar as entidades contratantes quando a atividade depende fortemente de um único cliente.

Dica fiscal: se mais de metade do seu rendimento vem de uma só entidade, o preenchimento do anexo SS merece atenção redobrada — pode implicar contribuições adicionais a cargo da entidade contratante e é um campo frequentemente mal preenchido.

Falhar prazos e não conferir a liquidação

Dois erros de processo, tão básicos quanto frequentes:

• Entregar fora de prazo — a declaração de IRS entrega-se, em regra, entre 1 de abril e 30 de junho; a entrega tardia gera coimas, mesmo que não haja imposto a pagar;
• Não conferir a demonstração de liquidação — depois da entrega, poucos verificam se a liquidação corresponde ao esperado. Erros da própria AT ou do preenchimento passam despercebidos, e os prazos de reclamação graciosa correm.

Vale também a pena guardar o comprovativo de entrega e todos os documentos de suporte durante o prazo legal.

Não pedir ajuda quando a situação se complica

Rendimentos de várias categorias, clientes estrangeiros, alojamento local, mais-valias (incluindo criptomoedas), atividade aberta e fechada no mesmo ano — há situações em que a declaração deixa de ser trivial. Insistir no "faço eu num bocadinho" nestes cenários é, muitas vezes, o erro que engloba todos os outros.

O custo de um acompanhamento profissional é frequentemente inferior ao imposto pago a mais (ou às coimas) resultantes de uma declaração mal preenchida.

Conclusão

O IRS dos trabalhadores independentes não é, na maioria dos casos, complicado — mas é implacável com a desorganização. Os erros mais caros não acontecem no dia da entrega: acontecem ao longo do ano, nas faturas que não se pediram, nas despesas que não se classificaram e nos prazos que não se anotaram.

Com rotina e método — ou com apoio profissional para quem prefere concentrar-se no seu trabalho — a entrega do IRS torna-se aquilo que deve ser: uma formalidade sem surpresas.